Communiquer, c’est le transfert d’information d’une personne à une autre. Qu’elles soient formelles ou informelles, il est important qu’elle circule de manière claire et précise. La communication au sein d’une équipe est un paramètre à ne pas négliger si vous souhaitez que votre entreprise atteigne ses objectifs. Pour améliorer la cohésion entre vos collaborateurs, voici ce que vous pouvez faire…
Même si votre entreprise souhaite conquérir la planète Mars, une mauvaise communication au sein de l’équipe vous ramènera immédiatement sur Terre.
Une communication difficile fait perdre du temps, engendre la méfiance et devient une source de stress pour vos collaborateurs : le cocktail idéal pour de résultats médiocres.
Codeur.com vous en dit plus sur la communication au sein de votre équipe, son intérêt et la façon de la mettre en place.
Les points positifs d’une communication d’équipe
Pour une équipe, la communication est un facteur clé de son bon fonctionnement. En effet, les conflits larvés, les incompréhensions, la mauvaise distribution de l’information peut nuire à la réussite d’un projet et avoir un impact négatif les relations entre les collaborateurs ou avec les clients. Une bonne communication d’équipe apporte de nombreux bienfaits à votre structure et à vos projets.
En voici la liste :
- Elle permet de construire et faire durer les bonnes relations entre les collaborateurs
- Elle a la faculté de décupler la motivation
- Une bonne communication est un des éléments fondateurs d’un esprit d’équipe solide
- Par résonance, elle améliore l’engagement et l’implication de vos salariés
- Vos collaborateurs améliorent leurs performances grâce à une meilleure coordination entre eux.
- Plus généralement, une bonne communication permet une meilleure compréhension du projet
- Une équipe qui communique bien est plus à même de partager des idées, de développer des projets créatifs et innovants.
- Il se crée une ambiance plus conviviale ou la loyauté et la confiance peuvent s’installer.
- Autre élément important, c’est la diminution du turnover au sein des salariés.
Comment améliorer la communication d’entreprise ?
Il y a plusieurs éléments à mettre en place pour améliorer la communication d’équipe pour vous aider à améliorer votre communication entre collègues.
Nous allons vous aider avec 10 conseils pour favoriser la collaboration et l’harmonie dans votre entreprise.
Ne fermez pas votre porte
C’est un peu le principe de l’Open Space.
Le travail en équipe implique qu’il faut être ensemble. Il faut montrer que l’on en a envie et que l’on est ouvert à cette possibilité. Imaginez que tout le monde ferme sa porte, pensez-vous que cela encourage la communication au sein de l’équipe ? Cela risque plutôt de limiter le développement de l’esprit d’équipe et donc la confiance. Il peut alors s’installer une forme de défiance et créer des tensions.
La porte fermée, cela peut aussi envoyer le signal aux autres collaborateurs que vous ne souhaitez pas être dérangé. Cela limite ainsi les interactions. Être présent pour s’écouter les uns les autres, échanger sur des projets, des actions, chercher des solutions à certains problèmes. Tout ceci est un bon début pour favoriser un environnement convivial et rassurant.
Vous pouvez aussi, grâce à cela, régler les problèmes au fur et à mesure plutôt que d’attendre les réunions hebdomadaires. Conseil : Attention cependant à poser certaines limites, car lorsque la porte est trop souvent ouverte, vous pouvez ne pas réussir à finir une tâche qui demande de l’attention.
Arrêtez-vous pour prendre un café
La machine à café d’une entreprise est une zone en suspension au sein de celle-ci. Une célèbre série télévisée en a fait un bestseller et on voit que c’est le lieu de tous les types de communications…
Si vous avez l’habitude de prendre un café à des heures différentes, essayez de changer cela pour vous retrouver autour de cette machine qui invite à mieux se connaitre. C’est le lieu de la communication informelle… Le OFF de votre société.
C’est généralement dans ses moments de détente là qu’émergent des nouvelles idées. Le stress et le timing à respecter ne permettent pas la plupart du temps de se laisser aller à penser ou à imaginer. La machine à café est un lieu privilégié pour lancer des sorties entre collègues…
Sortir entre collègues
Pour intensifier les liens entre les membres de votre équipe et améliorer la communication, pensez à les réunir pour des activités sympathiques. Organisez des déjeuners ensemble ou des rencontres autour d’une bière après le travail. Vous pouvez aussi organiser des événements plus importants comme un après-midi d’activité sportive ou un week-end au ski. Ces moments renforcent la complicité entre vos collaborateurs, ce qui aura forcément une répercussion positive sur leur travail d’équipe.
Déterminez les rôles de chacun
Si vous souhaitez que la communication se fasse dans les meilleures conditions, en tant que responsable d’équipe, vous devez déjà déterminer avec clarté le rôle et les missions de chacun de vos collaborateurs.
Demandez-vous ce que vous attendez d’eux et quel timing vous leur imposez Chaque salarié de l’équipe doit savoir quel est son rôle pour ne pas empiéter sur ces collègues. De plus, chaque personne doit connaitre le rôle de ses collègues. Cela permet aussi de s’adresser aux bonnes personnes. Dans cet objectif, pour pouvoir utiliser la matrice RACI :
La matrice RACI est un outil de communication qui est utilisée pour clarifier le rôle de chaque collaborateur au cours de la réalisation d’un projet. On peut simplifier en posant cette question : Qui fait quoi ? RACI est l’acronyme de Responsible, Accountable, Consulted, Informed. En français, on peut le traduire par qui fait quoi ?
- R pour Responsible : quelle est la personne qui réalise la tâche ?
- A pour Accountable : Qui est la personne qui dirige et prend les décisions ?
- C pour Consulted : Quel est l’expert que l’on voit pour avoir des conseils ?
- I pour Informed : Qui sera la personne que l’on va devoir informer de l’avancement du projet ?
Travaillez sur l’esprit d’équipe
Une équipe qui se connait bien, qui s’apprécie et qui a envie de se retrouver sera plus susceptible de porter les projets de l’entreprise grâce entre autre à une communication plus fluide. Créer un esprit d’équipe, c’est développer l’appartenance à un groupe, à une marque. Pour améliorer l’esprit d’équipe, il y a plusieurs techniques à mettre en place et notamment le team building. C’est de l’événementiel d’entreprise qui rencontre de plus en plus de succès au sein des structures.
Ces moments organisé autour de journée ludiques et sportives sont très utiles pour générer du lien entre les collaborateurs d’une équipe et renforcer le sentiment d’appartenance qui joue beaucoup dans l’esprit d’équipe.
L’idée est de se retrouver dans un cadre moins formel que celui de l’entreprise pour faciliter la communication ainsi que la connaissance de l’autre. Les challenges d’équipe par exemple sont d’excellents moyens de resserrer les liens autour d’un défi commun sorti de celui de l’entreprise.
L’importance de l’entretien annuel
C’est un rendez-vous important et qui peut-être attendu lorsqu’il y a un besoin de communiquer sur un sujet qui bloque par exemple et qui peut empêcher le travail d’équipe de se faire normalement. Un salarié qui se sent coincé dans une situation peut ne pas avoir envie de s’impliquer et créer au sein de l’équipe une tension qui limitera la progression de celle-ci. C’est aussi le moment de valoriser les collaborateurs et de mettre en avant les sentiments ressentis au sein de l’équipe. Communiquer sur votre satisfaction en tant que responsable, c’est permettre à l’équipe de rebooster sa motivation.
Humaniser la communication…
Avec tous les outils de communication interne qui existent, le contact humain est souvent laissé de côté. Certains de vos collaborateurs préfèrent envoyer un email plutôt que de marcher vers un collègue pour parler.
Essayez d’encourager vos employés à prendre un café ensemble ou s’installer dans une salle de réunion pour s’organiser. Ce sera beaucoup plus productif qu’une suite de messages virtuels.
Par ailleurs, se réunir en face à face renforce la cohésion entre votre équipe.
… sans pour autant oublier la technologie
Ce n’est pas parce qu’ils peuvent se lever et poser une question à un collègue qu’ils doivent le faire tout le temps. Parfois, une petite question ou la demande d’un document peut faire l’objet d’un email.
Avant d’interrompre un collègue, il est important de chercher des signes indiquant sa disponibilité : si la porte du bureau est fermée ou s’il écoute de la musique à travers un casque, cela signifie qu’il est concentré sur son travail. Revenez plus tard ou optez pour un email.
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Organiser des réunions utiles
Passer du temps ensemble rapproche les membres de l’équipe et aide à trouver des intérêts communs.
Dans les réunions, ils apprennent à se connaître et à communiquer de manière adéquate. Le plus grand avantage est le lien profond qui sera développé. Tout le monde ne va pas devenir meilleur ami, mais c’est une occasion pour comprendre la motivation de chacun, ce qui rendra la communication beaucoup plus facile.
S’il n’est pas possible d’organiser des réunions « physiques », vous pouvez tout de même arranger des vidéoconférences.
Encourager le respect et l’honnêteté
L’amélioration de la communication exige un engagement réel de toute l’équipe. Vous devez instaurer une culture d’entreprise qui favorise le respect et l’honnêteté.
Lorsqu’il y a un souci, les employés doivent pouvoir s’exprimer, partager leurs commentaires et surtout être écoutés.
Si vous envoyez un email ou que vous vous servez de tout autre outil technologique, prenez le temps de relire vos messages pour vérifier la tonalité. Les pensées peuvent se manifester différemment dans le texte que dans la vie réelle.
Notre astuce pour améliorer la communication d’équipe
Pour améliorer la communication au sein de votre équipe, n’hésitez pas à montrer l’exemple… Et puis communiquer et travailler ensemble, cela s’apprend. Programmez plusieurs journées de Team Building dans l’année et prévenez vos collaborateurs en avance pour qu’ils puissent s’organiser et être présent. Il est important d’avoir toute l’équipe.
Avec une communication fluide, respectueuse et efficace, votre équipe deviendra plus productive. Il sera plus facile, pour vos collaborateurs, de fournir un travail collectif performant… ce qui se ressentira sur vos objectifs commerciaux !
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