Spoiler Alert : le freelance ne gère pas seul ses activités ! En plus de satisfaire ses clients, il doit rechercher de nouveaux clients, gérer son planning, émettre des factures, suivre les paiements, contrôler ses flux de trésorerie et communiquer sur son activité.
Comment jongler entre toutes ces tâches au quotidien ? Heureusement, la technologie existe pour faciliter la vie d’entrepreneur. Afin d’organiser au mieux votre travail, découvrez notre top 12 des meilleurs outils pour freelances !
1. Facture.net
On commence par le nerf de la guerre : la facturation ! Pour le freelance sans prérequis en comptabilité, elles peuvent vite devenir un casse-tête. Surtout, si vous avez beaucoup de clients…
Facture.net est un outil 100% gratuit pour créer des devis et factures au design professionnel. Vous saisissez les informations importantes et l’outil s’occupe de générer des documents exportables dans plusieurs formats.
Mais ce n’est pas tout ! Cette solution intègre des fonctions CRM qui vous permettent de sauvegarder et suivre vos opportunités. Parfait pour garder le fil durant vos campagnes de prospection.
Par ailleurs, Facture.net vous offre une vue d’ensemble sur l’état de santé financier de votre activité, l’évolution du chiffre d’affaires et le nombre de nouveaux clients générés chaque mois.
Grâce à une interface épurée et intuitive, vous retrouvez très facilement les coordonnées de vos clients, les factures (réglées ou à payer), les devis, etc.
En résumé : Facture.net vous offre toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion commerciale de votre entreprise !
2. Tauxhoraire.com
Avant de facturer vos prestations, vous devez d’abord définir les tarifs de vos missions. Pour les freelances débutants, il peut être difficile de calculer leur taux horaire. C’est là que Tauxhoraire.com intervient !
Direct et intuitif, ce site vous aide à définir votre taux horaire en quelques clics, en fonction de la rémunération souhaitée. Pour effectuer son calcul, l’outil vous demande des renseignements comme :
- Vos charges (hors impôts)
- Votre statut juridique
- Votre profession
- Le nombre d’heures facturées par semaine
- Le nombre de semaines de congés que vous souhaitez prendre
Hop ! Votre tarif horaire apparaît en quelques secondes. Simple et efficace !
3. Cahierdescharges.com
Il n’est pas toujours évident de comprendre ce que le client souhaite. Afin de répondre pleinement à ses besoins, tout en définissant le contour de vos prestations, un document s’impose : le cahier des charges.
Pour le réaliser, vous pouvez utiliser la plateforme Cahierdescharges.com. Elle recense des modèles pour différents types de prestation : rédaction, traduction, projet print, création de site internet, conception de logo ou d’élément graphique, élaboration de stratégie, etc.
Vous pouvez ainsi pleinement définir les paramètres de votre mission pour vous assurer de la satisfaction du client.
4. Google Agenda
On s’attaque à la gestion de votre temps en tant que freelance ! Avec les nombreuses tâches quotidiennes qui vous attendent, vous devez vous organiser au mieux.
Basé dans le cloud, le célèbre Google Agenda vous aide à organiser vos journées. Vous pouvez y créer votre to-do list, inclure vos missions hebdomadaires et noter vos rendez-vous. Son principal atout ? Proposer des alertes afin de ne rien oublier.
Google Agenda vous permet aussi de planifier gratuitement des Google Meet avec vos clients et partenaires. Parfait si vous avez régulièrement des visioconférences. D’ailleurs, lorsque vous recevez un événement par email, Google Agenda l’ajoute automatiquement à votre planning. Il prévoit également une notification 30 minutes avant le rendez-vous.
Très intuitif, vous pouvez afficher un planning journalier, hebdomadaire ou mensuel, selon vos besoins.
5. Google Drive
Pour stocker vos documents et autres fichiers dans le cloud, pensez à Google Drive. L’outil est gratuit jusqu’à 15Go d’espace.
Faisant partie de la suite Google, il s’intègre à Google Docs, Google Sheet ou encore Google Slides. Pratique pour disposer d’une suite bureautique gratuite et suffisante pour du travail de bureau basique !
Doté de fonctionnalités collaboratives, Google Drive vous ouvre la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document, sans aucune perte. Tout s’enregistre en temps réel. Vous pouvez également partager des fichiers volumineux via un lien, avec vos clients ou partenaires.
Enfin, cet outil s’avère pratique pour les freelances qui se déplacent constamment et ont besoin d’accéder à leurs fichiers à distance.
6. Asana
Vous devez gérer plusieurs projets, qui impliquent de nombreux partenaires ? Asana est l’outil idéal pour gérer vos missions d’envergure, manager une équipe et respecter les deadlines.
La plateforme fonctionne grâce à des tableaux déclinés par projet ou client. Au sein des dashboard, vous pouvez découper votre mission principale en différentes tâches avec dates d’échéance. Si besoin, des rappels par email peuvent être programmés pour éviter de prendre du retard.
Dans un souci de transparence, il est possible de partager votre tableau avec le client, afin qu’il suive l’accomplissement de son projet en temps réel.
De même, si vous collaborez avec d’autres freelances sur un projet, Asana vous aide à coordonner le travail de chacun.
7. Trello
Trello est aussi un outil de gestion de projet. Plus simple qu’Asana, il s’avère utile pour les freelances qui ont besoin de collaborer à distance avec leurs clients.
Facile à utiliser, il vous permet de créer rapidement un flux de travail grâce à une organisation simplifiée qui tourne autour de 3 éléments : un tableau, des listes et des cartes.
Pour permettre aux clients de suivre l’évolution des missions, vous pouvez ajouter des étiquettes comme « En cours », « A valider » ou « OK ». C’est aussi un moyen de contrôler l’avancement des tâches attribuées à des membres de votre équipe.
Trello peut également servir de CRM et de calendrier de contenu grâce aux intégrations possibles avec Hootsuite, Evernote, Zoho, Microsoft Teams ou encore Salesforce.
8. Slack
À la recherche d’un outil pour centraliser la communication et la gestion avec vos clients ? Slack est l’outil qu’il vous faut. Vous pouvez aussi l’utiliser avec votre équipe, si vous travaillez avec d’autres freelances ou une agence.
Via la création de salons et de canaux, vous séparez vos interlocuteurs en groupe pour gérer au mieux votre activité. L’outil s’intègre avec d’autres plateformes comme Google Drive, Google Agenda, Trello, Asana, Salesforce, Hubspot, Twitter, Teams… Ce qui vous permet de créer des connexions et des flux automatisés entre vos différents services.
Cette solution unifiée est un vrai gain de temps et de productivité dans la gestion quotidienne de la relation client !
9. Voila Norbert
Voilanorbert se présente comme un moteur de recherche d’adresses emails. Vous entrez le nom et le site internet d’une entreprise, Norbert se charge ensuite de vous livrer l’email du décisionnaire. C’est l’outil parfait pour contourner le barrage de la secrétaire ou renforcer votre fichier de prospection B2B.
Voilanorbert se mue en CRM et vous permet de programmer et d’envoyer des emails aux prospects fraîchement trouvés. Vous pouvez même segmenter les adresses pour mieux qualifier vos nouveaux contacts et lancer des campagnes personnalisées.
En plus des emails de chefs d’entreprise, l’outil vous aide à trouver les influenceurs et blogueurs importants sur un secteur d’activité donné. Toujours utile si vous proposez des prestations d’influence marketing ou si vous souhaitez réseauter en ligne.
10. Prospero
Lorsque vous avez trouvé vos prospects (grâce à Norbert ou pas !), Prospero vous aide à construire des propositions séduisantes. L’outil permet de créer rapidement des offres à l’aspect professionnel pour convaincre vos potentiels clients.
Il dispose de plusieurs modèles à personnaliser avec votre logo et vos prestations. Vous renseignez les informations concernant le tarif, la mission à effectuer et le temps de réalisation. Ensuite, l’outil génère une proposition basée sur vos réponses.
Prospero offre également des données sur la performance de votre proposition. Vous pouvez suivre :
- Le moment où votre proposition est ouverte
- Le nombre de fois qu’elle a été ouverte
- Le temps passé à la lire
Et si le client est conquis par votre offre, en un clic, vous la transformez en facture !
11. Rescuetime
Pour assurer votre productivité en tant que freelance, vous devez contrôler votre temps. Notamment si vous facturez à l’heure.
Rescuetime enregistre votre activité quotidienne. Il est capable de mesurer le temps passé sur chaque site Web, application ou réseau social. Cela permet deux choses :
- Découvrir les sources de distraction qui entravent votre productivité
- Connaître le temps passé par client, notamment si vous utilisez des sites ou applications spécifiques pour chacun d’eux
Sur la base de ces données, Rescuetime offre une option pour bloquer les applications et sites qui peuvent vous distraire pendant votre travail.
12. Timeneye
Si Rescuetime vous aide à contrôler votre productivité, Timeneye vous permet de connaître exactement le nombre d’heures passées sur la réalisation d’un projet. C’est l’outil idéal pour mieux gérer le temps facturé et améliorer vos futurs devis.
Très simple à utiliser, il suffit d’enregistrer un projet et les différentes tâches à effectuer. Timeneye se charge alors de suivre le temps consacré à leur réalisation. L’outil propose même une fonctionnalité qui permet de chronométrer vos appels téléphoniques.
Vous collaborez à plusieurs sur une mission ? L’application enregistre également le temps passé par vos collaborateurs sur leurs tâches.
Après le suivi, vous disposez d’un rapport complet qui détaille le temps passé à travailler sur le projet, les différentes phases et les heures que votre équipe a enregistrées. Vous pouvez connaître les missions chronophages qui nécessitent une organisation différente, ou simplement revoir vos budgets pour les futurs projets.
Conclusion
En devenant freelance, vous optez pour une gestion en solo de votre entreprise. Avec ces outils, vous pouvez développer votre clientèle tout en gérant les tâches administratives, essentielles au fonctionnement de votre activité !
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