Vous participez à un événement ? Vous en créez un ? Il est essentiel d’organiser votre communication afin de maximiser les retombées de l’événement.
Cette communication événementielle se fait avant, pendant et après les festivités. Il faut donc se préparer ! Pour vous aider, nous vous proposons un guide complet sur la communication événementielle !
1. Communiquer avant l’événement
Sonder avant de se lancer
La communication autour d’un événement débute très tôt dans le processus. Dès que votre idée de créer ou de participer à un événement émerge, il faut prendre contact avec son audience afin de déterminer si le projet est susceptible de les intéresser.
Cette démarche vous permettra de savoir rapidement si votre idée est bonne et si les chances de réussite sont bien là.
Pour ce faire, un simple sondage suffit ! À vous de l’envoyer à vos clients, vos prospects ou de le poster sur les réseaux sociaux pour atteindre une audience plus large.
Annoncer sa participation
Vous vous êtes décidé, vous vous lancez dans la création d’un événement ? Vous participez à un salon ou un rassemblement ? Annoncez-le ! Voici quelques idées :
- Créez un espace dédié sur votre page d’accueil ;
- Envoyez une newsletter à ce sujet à vos contacts ;
- Prenez contact avec vos meilleurs clients pour leur dire ;
- Communiquez sur les réseaux sociaux et sur votre blog.
Il faut utiliser tous les canaux de communication pour prévenir un maximum de personnes de votre participation. Ainsi, vous avez toutes les chances de maximiser la fréquentation.
Proposer des invitations et des rendez-vous
Pour encourager vos clients, vos prospects, vos collaborateurs et toutes les personnes intéressées par l’événement, il faut proposer des invitations. Si vous participez à un salon, celles-ci sont généralement comprises dans le pack qui inclut aussi un stand et une communication commune. Il est judicieux d’envoyer les invitations aux personnes qui ont montré un intérêt pour l’événement lors du sondage.
En plus de proposer des invitations, il est intéressant de proposer des rendez-vous. Certains de vos clients ou prospects apprécieront cette démarche et anticiperont peut-être l’achat de produits ou de services.
Préparer vos supports de communication
Vous avez communiqué grâce à une bonne stratégie de contenus, mais cela ne suffit pas. Avant l’événement, il faut préparer de nombreux supports de communication comme des :
- Brochures ;
- Flyers ;
- Magazines ;
- Grilles tarifaires ;
- Formulaires, etc.
Ils permettront de prendre un maximum de renseignements sur les personnes rencontrées. Sur l’ensemble des supports de communication, il faut indiquer vos coordonnées, votre site internet et préciser si vous êtes sur les réseaux sociaux.
Il peut être intéressant de faire faire des objets publicitaires comme des stylos, des tote bags ou encore des carnets. Ces éléments devront bien sûr être adaptés à votre activité et respecter votre charte graphique !
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2. Communiquer pendant l’événement
L’événement bat son plein ? Même si vous êtes très pris, sachez que vous pouvez continuer à communiquer. L’idéal est de faire des photos et des vidéos, et ensuite de les diffuser sur votre site et sur les réseaux sociaux.
Utiliser les stories en direct est souvent très apprécié par l’audience.
Vous pouvez aussi, à la fin de chaque journée, faire un article sur les moments forts. Voici quelques exemples :
- J-1, le stand est installé et nous sommes prêts à vous accueillir
- Jour J, premier jour et premiers contacts, retour sur l’ambiance de l’événement
- Jour X, participation à une conférence, rencontres, etc.
Pendant toute la durée de l’événement, faites le plein de contenus. Il est très intéressant de faire des interviews qui serviront ensuite de support pour un article. N’hésitez pas à valoriser les clients rencontrés.
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3. Communiquer après l’événement
Votre événement touche à sa fin. La communication ne s’arrête pas pour autant. L’un des premiers articles à rédiger sera le bilan. Celui-ci ne doit pas donner d’informations qui n’intéressent pas votre audience.
Vous pouvez préciser que :
- Vous avez rencontré X clients et partagé leur avis sur l’événement comme sur les produits ;
- Quel a été votre produit le plus vendu, et rappeler ses caractéristiques ;
- Vous avez participé (ou que vous êtes intervenu) à une conférence et rédigé un article sur le sujet ;
- Vous avez rencontré des experts du secteur et proposé une interview ;
- TextExpander n’a pas pu restaurer les données de la table de montage de type “public.png”: Temps excessif pour demander des données de ce type. “public.png”
Les idées ne manquent pas et il faut les exploiter au maximum pour que les retombées soient positives pendant et même après l’événement.
Conclusion
Sachez que si vous communiquez efficacement lors d’un événement, les suivants auront plus de succès encore. En effet, votre audience aura appris à vous connaître et aura envie de partager un moment avec vos équipes. De plus, vous pourrez identifier vos atouts et vos faiblesses et être plus performant encore.
Enfin, après l’événement, prenez le temps de reprendre contact avec les personnes rencontrées afin d’optimiser le taux de conversion et de rentabiliser votre projet ! Sachez aussi que pour votre communication événementielle, vous pouvez compter sur Redacteur.com et ses équipes.
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