Factures, contrats, fiches de paie, bons de commande… À mesure que votre activité se développe, la gestion documentaire devient un véritable enjeu. Sans outil structurant, les pertes de temps s’accumulent, les risques augmentent, et la conformité devient difficile à suivre.
C’est précisément pour répondre à ces défis qu’Open Bee lance une solution de GED pensée pour les TPE et PME. Concrète, sécurisée et conforme aux exigences françaises, elle centralise vos documents, renforce leur traçabilité et simplifie chaque étape de leur gestion, au quotidien !
Les besoins spécifiques des TPE/PME en matière de gestion documentaire
La gestion électronique des documents (GED) permet de centraliser, classer, sécuriser et suivre tous les fichiers utiles à votre activité. Sans outil adapté, gérer ces documents devient vite chronophage et source d’erreurs.
À mesure que votre entreprise grandit, les documents s’accumulent. Et très vite, ils deviennent un poids. Vous manquez de temps pour tout gérer manuellement et pas de ressources pour tout vérifier. Pourtant, chaque oubli ou retard peut avoir un vrai impact sur votre image, vos délais, vos finances.
Accès immédiat à tous vos documents
Quand un client attend un devis, un collaborateur une fiche de paie, ou l’expert-comptable un justificatif… vous devez pouvoir l’envoyer dans la minute ! Trop de TPE/PME perdent du fou à chercher le bon fichier dans une arborescence désorganisée. Ce temps-là, vous ne le rattrapez pas.
Sécuriser les données sensibles
Vos données sont stratégiques. Elles concernent vos clients, vos équipes, vos finances. Et dans un environnement numérique de plus en plus exposé, une seule faille peut suffire à tout compromettre avec des impacts réels sur votre activité. Le problème ? Vous n’avez pas une équipe cybersécurité sur place. Il vous faut donc une solution fiable, pensée pour protéger vos fichiers sans compétences techniques.
Comprendre et appliquer les obligations réglementaires
RGPD, durées légales, gestion des accès… Vous êtes soumis aux mêmes obligations que les grandes entreprises, mais avec moins de ressources. Et l’erreur n’est pas une option : les sanctions tombent vite, même pour les petites structures.
Limiter les erreurs qui ralentissent l’activité
Une version envoyée trop tôt, un fichier mal nommé, un document archivé au mauvais endroit. Ces petits écarts du quotidien ont un vrai coût : perte de temps, incompréhensions, image ternie. Et quand l’organisation repose sur peu de personnes, il suffit d’un oubli ou d’une mauvaise manipulation pour faire dérailler tout un processus.
C’est précisément là qu’un outil de GED bien conçu, comme celui d’Open Bee, prend tout son sens, en posant un cadre simple, stable et fiable pour gérer chaque document sans faux pas.
Dropbox et autres solutions généralistes : Pourquoi ne répondent-elles pas à vos besoins d’entreprise ?
Vous vous demandez peut-être si des outils comme Dropbox, Google Drive ou OneDrive peuvent gérer efficacement les documents de votre entreprise. Alors que ces plateformes sont pratiques pour un usage personnel, elles montrent rapidement leurs limites quand il s’agit de répondre aux exigences complexes d’une TPE ou PME.
Données sensibles, sécurité trop légère
Stocker vos documents d’entreprise sur des outils conçus pour le grand public, c’est prendre un risque. Paramètres limités, peu de contrôle sur les accès, aucune garantie avancée : vos fichiers critiques — contrats, données clients, infos financières — méritent mieux qu’une protection basique.
Rigidité des outils, risques majeurs
Vos logiciels communiquent entre eux… à condition qu’on les écoute. Avec des solutions trop généralistes, les intégrations sont souvent limitées, mal conçues, voire instables. Résultat : vous vous retrouvez à faire des doubles saisies, à perdre un temps précieux… et à risquer des écarts vis-à-vis du RGPD ou des obligations réglementaires.
En matière de gestion documentaire en France, vous ne pouvez pas faire l’impasse. Que ce soit pour respecter la loi de finances, assurer le suivi des contrôles qualité ou encore gérer les bulletins de paie, tout doit être parfaitement cadré. Une faille technique ne doit jamais devenir un risque juridique.
Trop de flou : pas assez de contrôle
Qui a consulté ce document ? Qui l’a modifié ? Quand faut-il l’archiver ou le supprimer ? Avec une solution trop basique, impossible d’avoir une réponse claire. Sans accès précis, ni suivi fiable, vous pilotez à l’aveugle. Et au lieu de gérer vos documents, vous vous contentez de les entasser.
Pourquoi opter pour une GED spécialisée comme celle d’OpenBee ?
Votre activité ne peut plus reposer sur un simple outil de stockage. Ce qu’il vous faut, c’est une solution de GED solide, pensée pour votre réalité. C’est là qu’Open Bee entre en jeu : une plateforme claire, accessible, conçue pour les TPE/PME, qui organise, sécurise et allège la gestion des documents, tout en s’adaptant à votre rythme.
Sécurité renforcée et conformité
Vos documents ne sont pas juste “en ligne” : ils sont hébergés, protégés et tracés dans les règles de l’art. Tout est pensé pour cocher toutes les cases sans vous rajouter de charge mentale :
- Hébergement 100 % français, à l’abri du Patriot Act
- Conformité native avec le RGPD
- Certifications et normes de haut niveau (NF, ISO 27001, PDP)
- Accès maîtrisé, stockage sécurisé, conservation réglementée
Vous avez l’assurance que tout est en ordre sans avoir à surveiller chaque détail.
Une solution qui s’adapte à votre manière de travailler
Pas besoin de tout changer pour que ça fonctionne. L’outil s’intègre facilement à votre environnement existant, sans friction. Vos logiciels communiquent entre eux, vos processus gagnent en fluidité, et les tâches récurrentes s’enchaînent sans accroc. Moins d’erreurs, moins de doublons, plus de temps pour l’essentiel.
Simple à prendre en main et fiable au quotidien
Pas besoin d’être expert pour l’utiliser. L’interface est claire, les fonctions tombent sous le sens et tout se met en place rapidement. En cas de question, vous n’êtes jamais seul : un accompagnement réactif est toujours là pour vous guider, ajuster et vous faire gagner un temps précieux.
Déjà prêt pour les obligations de demain
Réforme de la facturation, archivage légal, automatisation des validations… tout est déjà en place pour rester conforme, sans effort. Les données sont extraites, traitées, validées et archivées en toute fluidité. Vous gagnez du temps et vous cochez toutes les cases.
OpenBee Essential : une solution GED pensée pour les TPE/PME françaises
Pensée pour les structures de moins de 50 salariés, la solution OpenBee Essential a été conçue pour coller à votre réalité : peu de temps, peu de ressources, mais des exigences élevées. Facile à déployer, intuitive à utiliser et solide côté conformité, elle coche toutes les cases… sans en rajouter.
Voici ce qu’elle vous apporte concrètement :
- Un déploiement express : installé en moins d’une heure, sans configuration compliquée ni formation interminable.
- Une gestion fluide de tous vos documents : factures, fiches de paie, bons de commande, rapports… chaque fichier suit un circuit automatisé, sécurisé et transparent.
- Des données extraites automatiquement : plus besoin de retaper, tout est capté dès la numérisation grâce à l’OCR.
- Un archivage accessible et sécurisé : chaque document est centralisé, stocké en toute sécurité, et récupérable à tout moment, en quelques clics.
- Une solution conforme aux réglementations françaises : hébergement local, certifications RGPD, NF, ISO 27001… vous êtes couvert sur toute la ligne.
Adoptez une gestion documentaire spécialisée votre TPE/PME
Quand on pilote une petite entreprise, on n’a pas le luxe de perdre du temps ni de prendre des risques avec ses documents. Les solutions classiques, pensées pour le grand public, montrent vite leurs limites : sécurité insuffisante, peu de visibilité, aucune garantie de conformité.
À l’inverse, une solution spécialisée apporte clarté, fiabilité et gain de temps. Elle automatise les tâches chronophages, protège vos données sensibles et s’adapte à vos contraintes métier sans effort.
Si vous désirez y voir plus clair et avancer plus vite : découvrez OpenBee et passez enfin à un fonctionnement fluide, sécurisé et aligné avec vos enjeux !
