كما تعلمون، Notion هو واحد من أفضل أدوات الإنتاجية بدون برمجة! ميزاته العديدة، وتشكيلة القوالب الواسعة وواجهته القابلة للتخصيص بدرجة عالية تجعله أداة فعّالة. يرافق Notion حياتكم في كل لحظاتها: من العمل إلى المنزل. تنظيم حياتكم لم يكن أبداً بهذه السهولة!
لكن، عند البدء، يخشى الكثيرون «متلازمة الصفحة البيضاء»: فالإمكانات كثيرة إلى حد لا يعرف معه المرء من أين يبدأ. ليس من السهل تحويل أفكاركم إلى واقع داخل مساحة عمل Notion.
فكيف تنشئ مساحة عمل عملية وقوية؟ الأبسط والأسرع هو تكرار قوالب جاهزة: فالمجتمع الكبير لمستخدمي Notion ينشئ يومياً قوالب ذات جودة، غالباً ما تكون عامة والأهم أنها مجانية. لذلك يمكنكم استيراد القوالب التي تعجبكم من بين المئات.
ميزة أخرى لـ Notion هي أنه حتى عند نسخ قالب من مستخدم آخر، يمكنك الاستمرار في تعديله أو تخصيصه بقدر ما تشاء.
دعونا نستعرض معاً بعض القوالب الشائعة لتبدأوا على Notion بشكل جيد.
قوالب Notion للجانب الشخصي
التقويم
قالب يُستخدم كـ التقويم أسبوعي ومعد للاستخدام اليومي. خصصوا وقتاً مرة في الأسبوع لتسجيل مواعيدكم والمهام المطلوب إنجازها، ويمكنكم تتبعها هناك. القالب يتيح رؤية "أسبوعك بنظرة سريعة".
للقراءة أيضًا: كيف تستخدم Notion لتنظيم حياتك؟
قالب الأهداف والمشاريع والمهام
أوجست برادلي، صاحب فكر "ستوديو تصميم الحياة"، ابتكر هذا قالب الذي يمكن ترجمته إلى "هدف-مشروع-مهام" لمواءمة الإجراءات اليومية مع تطلعات الحياة. حسّن تركيزك بربط أهدافك العامة بالمشروعات وكل مشروع بالمهام التفصيلية.
تعمل وظيفة "العلاقة" في Notion هنا بشكل جيد للغاية لربط بيانات جدولين مختلفين، وتتيح لك التركيز على المهمة المطلوب إنجازها. استخدم هذا النموذج لترى بوضوح كيف تندمج أهدافك الكبرى مع مهامك اليومية.
مخطط الوجبات
بسط جدولك الزمني عن طريق تخطيط ما ستتناولونه خلال الأسبوع وما المكونات التي ستحتاج لشرائها. هذا قالب يتيح لك إدخال وصفات وأفكار وجبات في أي وقت، وتخطيطها على أساس أسبوعي، وتوليد قائمة التسوق الخاصة بك حتى لا تنسى شيئاً!
متتبع العادات
أين أنتم من القرارات الحسنة التي اتخذتموها في بداية عام 2022؟ بفضل هذا « جدول متابعة العادات» الذي تملأونه كل يوم، قد تتمكنون من الالتزام بها. وزّعوا العادات حسب اليوم أو الشهر لتتبع روتينكم الصحي بسهولة. خصّصوا العادات التي تريدون متابعتها، وأضيفوا ملاحظات أو صوراً في الصفحة الفرعية لكل يوم للحفاظ على الدافع.
قوالب Notion للجانب المهني
نعلم أن الشركات الناشئة في مرحلة الانطلاق لا تملك كثيراً من الوقت لإنشاء عمليات أساسية، سواء كان ذلك لتنظيم جمع التمويل أو لآليات عمل فريق التسويق أو فريق المبيعات من الصفر.
لقد عثرت على « نظام تشغيل » مخصّص للشركات الناشئة، لمساعدتكم على تركيب لوحة تحكّم كاملة خلال دقائق، بفضل مجموعة من القوالب المتعددة. هذه النماذج مبنية على تجربة مئات الشركات الناشئة التي وجدت أول مئة عميل لها وجمعت تمويلاً بنجاح. سنستعرض القوالب المعروضة، وبعضها ربما يناسبكم بالتأكيد!
نظام Notion للشركات الناشئة
- الصفحة الرئيسية للشركة: تحتاج كل شركة إلى مكان تكون فيه المعلومات المهمة متاحة ويسهل العثور عليها. بفضل هذا القالب، ستكون قادرًا على جمع كل ما تحتاجه شركتك لتعمل بشكل جيد. نظّم كل شيء، من مهمة وقيم شركتك إلى دليل الموظفين.
- عرض المستثمرين: لنكن صادقين: PowerPoint لم يعد كافيًا. ومع ذلك، تحتاج إلى عرض مشاريعك بطريقة مماثلة إلى حد ما. يمكنك إبهار المستثمرين بصفحة تفاعلية تم إنشاؤها على Notion. توقّع جميع الأسئلة التي قد يطرحونها عن شركتك ونظّم المعلومات بحيث لا تثقلهم. بفضل معارض Notion، ستعرض حالات الاستخدام الرئيسية لديك، عملائك، وفريقك. أضف نصوصًا وصورًا وتفاصيل داخل كل صفحة فرعية في المعرض حتى يتمكن المهتمون من الاطلاع على ما يثير اهتمامهم.
- متتبع جمع التبرعات: إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ إلى مستثمر عرضت عليه المشروع مسبقًا، أو الحضور إلى اجتماع دون التحضير له، يشبه الحلم الذي تذهب فيه إلى موعدٍ مرتديًا البيجاما. استخدم هذا النموذج كمكان واحد لتتبع كل جهة اتصال وتاريخ تواصلك معها. تتبع أنواعًا مختلفة من البيانات في نفس القاعدة، سواء كان متوسط قيمة الشيكات أو محتوى أو تكرار الرسائل البريدية... اعرض جهات الاتصال حسب الحالة لترى المستثمرين الذين ربحتموهم أو خسرتموهم وإلى أي مدى تقدمت. انقر على الصفحة الفرعية لكل مستثمر لإضافة ملاحظات الاجتماعات وروابط مواقعهم أو لتحضير عرضك.
- تحديث للمستثمرين: بدلًا من إرسال بريد إلكتروني فوضوي إلى المستثمرين، استخدم هذا قالب Notion لتزويدهم بنظرة أكثر اكتمالًا وسهلة الهضم عن تقدمكم. الهدف من هذا القالب هو رسالة إلكترونية مهنية، منسقة بشكل صحيح، جيدة البناء وواضحة.
- غرفة البيانات: قد تكون غرفة البيانات أداة قيّمة لشركتك الناشئة أثناء عملية جمع الأموال: فهي تمنح المستثمرين المحتملين رؤية متعمقة عن نشاطك. هذا القالب سيمكنك من أن تكون عمليًا بسرعة ويوفر لك موقعًا مركزيًا لتخزين مستنداتك، تفاصيل نشاطك وبيانات مهمة أخرى.
- ويكي الفريق: انسخ قالب الويكي الخاص بالفريق بقدر ما يلزم لمنح كل فريق صفحته الخاصة. استبدل العناوين أو الصفحات بما يتناسب مع فريقك. امنح كل فريق في شركتك صفحة رئيسية مخصصة حيث يمكنه تنظيم العمليات المختلفة والمشروعات والمعرفة الخاصة بمهامه. تساعد هذه ويكيات الفرق الفرق الأخرى أيضًا على إيجاد المعلومات التي تحتاجها بسهولة عند العمل عبر الفرق.
- خارطة الطريق: استخدم هذا القالب لتتبع كل مشاريعك. نظّم مشاريعك حسب الملحمات، السبرينتات، المهام والأخطاء. يمكنك عرض قاعدة البيانات بطرق مختلفة لرؤية المشاريع حسب الحالة أو المهندس أو مدير المنتج. وفّر الوقت باستخدام القوالب المصممة لكل نوع من المهام. يمكنك إضافة قوالب أخرى إذا لزم الأمر، بالإضافة إلى خصائص مخصصة أخرى لتتبع المعلومات المهمة.
- نظام إدارة علاقات المبيعات: لا يجب أن يشبه مسار مبيعاتك برمجية SaaS. يوفر لك Notion صفحة نظيفة لتحديد الحقول التي تحتاجها فقط لتتبع العملاء المحتملين. وكل سجل هو صفحة Notion خاصة به حيث يمكنك تدوين الملاحظات عن كل نقطة تواصل. يمنحك هذا القالب بداية بالعناصر الأساسية.
ملاحظات الاجتماع
سجّلوا ملاحظات جميع الاجتماعات في مكان واحد. يمكن أن تُوسَم ملاحظات حسب نوع الاجتماع لتصبح أسهل في العثور عليها. اطلعوا متى عُقد كل اجتماع ومن حضره. هكذا يمكن لأي شخص رؤية ما تناولته الاجتماعات والحصول على ملخص كامل. هذه الميزة مفيدة خصوصاً للموظفين الجدد الذين يريدون فكرة عن كيفية اتخاذ القرارات، وسجل العلاقات، والسابقة للمشاريع الجديدة، إلخ.
كانبان
ربما جربتم بالفعل عدة برامج كانبان مختلفة، لكنكم وجدتم أنها غالباً ما تخرج عن السيطرة: كل شخص يضيف عموده الصغير، وينشئ علاقات جديدة، حتى ينتهي بكم المطاف تقضون وقتاً أكثر في إدارة تدفّق العمل منه في إنجاز المهمة، ولهذا ينبغي عليكم إلقاء نظرة مقربة على هذا قالب اللوحة كانبان في نوتيون.
إنه ليس مليئاً بميزات معقّدة. بدلاً من ذلك، يشبه لوحة كانبان الأساسية التي يمكنكم إنشاؤها في نوتيون بنقرة واحدة مع سير عمل بسيط: أضيفوا المهام التي يجب إنجازها في العمود الأول، انقلوها إلى الثاني أثناء العمل عليها، ثم إلى الثالث عند الانتهاء.
لا يزال بإمكانك دائمًا تعيين مهام لأشخاص آخرين وتحديد مواعيد نهائية بالساعة والدقيقة، وكذلك ضبط تذكير في Notion ليُرسل في الوقت الذي يناسبك — بنفس طريقة وظيفة التذكير في Microsoft Outlook، حتى تتمكن من الاطلاع على المهام المستحقة غدًا أو في اليوم السابق.
نصيحتنا لإعداد Notion
يمكن لـ Notion أن تتيح لك إعداد تنظيم شخصي أو مهني فعّال للغاية. إذا احتجت مساعدة لإعداد قالب معيّن، يمكنك الاستعانة بمستقل على من خلال نشر إعلان على Codeur.com.
