For several months, ChatGPT has stood out as a real assistant for web writing. However, some limitations appear in its ability to write and rephrase texts. This artificial intelligence remains a technology; its reasoning differs from that of humans (and fortunately!).
Mastering specific queries is an essential skill to properly rephrase a text with AI. Dive into our guide to discover how to use ChatGPT to rewrite your next paragraphs, articles, emails, and more with finesse and precision.
The specifics of rephrasing text with ChatGPT
ChatGPT, an AI language model developed by OpenAI, is distinguished by its ability to understand and generate text that closely mirrors human communication. Its sophisticated algorithms allow it to grasp context, interpret nuances, and produce coherent, relevant responses.
In web writing, ChatGPT becomes a valuable assistant for generating article ideas, refining text outlines, and rewriting content, whether to make it sound more human or to avoid duplicate content.
However, getting quality results with this chatbot requires some prompt engineering skills! Indeed, the quality of its response strongly depends on the clarity and specificity of your request. A well-formulated prompt that clearly outlines your rewriting goals and your stylistic or tonal preferences significantly improves the accuracy of ChatGPT's responses.
Knowing how to write a prompt is the key to rewriting with ChatGPT
Knowing how to "prompt" is particularly necessary when working with ChatGPT on rewriting tasks. A well-crafted request acts as a guide for the conversational bot and makes the output conform to your specific needs.
Here’s how to structure an effective prompt for rephrasing a text:
Be clear
The prompt must be easy for a bot to understand. Avoid ambiguity so ChatGPT can interpret your request precisely. Even though the conversational interface gives the impression of talking to a human, it is still an artificial intelligence that needs direct guidance.
Be specific
Be specific about what you want ChatGPT to do. Clearly state the task using the right verb: "paraphrase," "summarize," "rephrase," or "rewrite to avoid duplicate content."
Then specify your audience profile so the AI knows who it's addressing, allowing it to choose appropriate words and determine the tone to use.
One of the most important audience parameters is indicating whether they are experts, novices, or curious readers. Based on this criterion, ChatGPT will use jargon or more educational vocabulary.
Use directive phrasing
We repeat: ChatGPT is not a human being. Using direct language to convey your instructions is essential for it to focus on the rephrasing as you defined it. The prompt should be open to no interpretation.
Detail your requirements
Think about including your specific requirements, such as maintaining a formal tone or, conversely, adopting a more playful voice; switching from "tu" to "vous" or from "we" to "I"; reducing or increasing the word count compared to the original text, etc.
Specifying the structure is also essential to obtain a rewritten text that meets your expectations. Should you write several paragraphs? Include subheadings? How many words should the text contain?
Provide context
Contextualizing the request helps ChatGPT understand the purpose of the rewriting and produce a more relevant response. Context is defined by the occasion surrounding the text (if it’s tied to a specific event), the author (who is writing it?), the publication platform (blog, web page, social network…), etc.
Which prompt to use to rephrase a text with ChatGPT?
Now that we have defined the structure of the request, it’s time to see concretely how to write a rewriting prompt for ChatGPT.
Let’s start from an invitation issued by a fictional company, FunCORP, which sells party accessories. For its 10th anniversary, it wants to invite its customers, suppliers, and investors to a standing cocktail reception at its offices in Paris. The first draft of the invitation, which will be sent by email, is as follows:
Chers clients, fournisseurs et investisseurs,
Nous sommes heureux de vous convier à la célébration du 10ème anniversaire de FunCORP, le vendredi 21 juin à 17h, au 5 rue de la Licorne à Paris. Venez marquer avec nous une décennie de festivités et de succès. L'événement sera agrémenté d'un apéritif dînatoire, dans l'esprit convivial qui nous unit.
Merci de confirmer votre présence et le nombre de vos accompagnateurs via le formulaire ci-dessous avant le 10 juin.
Dans l'attente de partager ce moment privilégié.
Cordialement,
L'équipe FunCORPWhat are the problems with this prompt?
- It's the same text for customers, suppliers, and investors. Yet a company rarely addresses these three groups in the same way — especially when it sells party accessories. The tone will usually be much more friendly for customers.
- Indeed, the second problem is the tone. This is a festive event! The invitation is far too laconic and formal.
- The invitation is unappealing because it lacks details about how the event will unfold. Each guest should be excited at the idea of taking part in this special occasion!
How to create 3 new prompts?
The easy way would simply be to tell ChatGPT:
Reformuler l’invitation en 3 textes différents :
1- Pour les fournisseurs
2- Pour les clients
3- Pour les investisseurs
Prendre un ton plus convivial et ajouter qu’il y aura des bouchées apéritives aussi délicieuses qu’amusantes, ainsi que des déguisements en libre-service pour celles et ceux qui veulent s’amuser et des châteaux gonflables dans la cour pour retomber en enfance.
But the AI will generate three invitations that are quite similar, changing only a few words. That is not always sufficient for your needs:
To rewrite a text with ChatGPT more effectively, take each invitation one after the other and follow the criteria listed previously: Clarity, Specificity, Directiveness, Requirement, and Context.
Here is a more detailed prompt for suppliers:
Reformuler l’invitation uniquement à destination des fournisseurs.
- Démarrer l’email par une phrase captivante et attrayante, qui va interpeller les fournisseurs.
- Parler des 10 ans de l’entreprise dès le début.
- Remercier les fournisseurs pour leur confiance et leur aide précieuse dans la fabrication des produits FunCORP.
- Leur donner envie de goûter à nos bouchées apéritives délicieuses et amusantes.
- Leur dire qu’ils pourront tester les produits de FunCORP, produits qu’ils ont contribué à concevoir, car des déguisements seront en libre-service, des structures gonflables seront installées dans la cour et il y aura aussi des masques, cotillons et chapeaux à disposition.
- Prendre un ton convivial et festif, avec quelques exclamations, tout en restant professionnel.
- Aérer la structure de l’email pour qu’il donne envie de lire. Faire plusieurs petits paragraphes. 1 paragraphe = 1 information. Mais ne pas utiliser de sous-titres.
Here is the result obtained:
Let's do the same with a prompt for investors:
Reformuler complètement l’invitation, uniquement à destination des investisseurs.
- Parler des 10 ans de l’entreprise dès le début pour marquer l’expérience et la longévité de FunCORP sur le marché.
- Remercier les investisseurs pour leur confiance et leur aide précieuse qui a permis à FunCORP d’être leader sur le marché des accessoires de fête.
- Leur donner envie de goûter à nos bouchées apéritives originales et dans l’esprit de la fête.
- Leur dire qu’ils pourront tester les produits de FunCORP, produits qu’ils ont contribué à concevoir par leur investissement, car des déguisements seront en libre-service, des structures gonflables seront installées dans la cour et il y aura aussi des masques, cotillons et chapeaux à disposition.
- Prendre un ton convivial et festif, avec quelques exclamations, tout en restant professionnel.
- Aérer la structure de l’email pour qu’il donne envie de lire. Faire plusieurs petits paragraphes. 1 paragraphe = 1 information. Mais ne pas utiliser de sous-titres.
Here is the text obtained:
Let's finish with a prompt to rewrite the text for customers:
Reformuler complètement l’invitation, uniquement à destination des clients.
- Démarrer l’email par une phrase captivante et attrayante, qui va interpeller les clients de FunCORP. Ne pas réutiliser la même formule que pour l’email des fournisseurs.
- Parler de l’anniversaire des 10 ans de l’entreprise dès le début.
- Remercier les clients pour leur fidélité qui a permis à FunCORP d’exister durant ces 10 dernières années.
- Leur donner envie de goûter aux bouchées apéritives aussi originales que délicieuses et festives, mais aussi de prendre un verre de l’amitié.
- Leur dire que des déguisements seront en libre-service, des structures gonflables seront installées dans la cour et il y aura aussi des masques, cotillons et chapeaux à disposition pour une fête encore plus folle. Ils pourront ainsi retrouver tous leurs produits préférés et en tester de nouveau.
- Prendre un ton convivial, festif et hyper enthousiaste.
Aérer la structure de l’email pour qu’il donne envie de lire. Faire plusieurs petits paragraphes. 1 paragraphe = 1 information. Mais ne pas utiliser de sous-titres.
Here is the invitation obtained:
Although they have some similarities, these three invitations have different wording and tones to suit each audience.
Rewriting text with ChatGPT can flow smoothly when the approach is correct. Remember, the key to success lies in clear, detailed prompts. The more information you give the artificial intelligence, the more complex, unique, and consistent its rewrite will be with your objectives.
Don’t hesitate to test and refine your prompts regularly. Once you’ve found the magic formula, save it so you don’t lose it and can reuse it whenever needed!
Our final tip for rephrasing a text with ChatGPT
Did you know there are GPTs you can add to your ChatGPT interface that can rewrite your texts? These pre-programmed chatbots guide you step by step in reformulating a paragraph, an email, or a full article. Try tools like Rewriter, Content Rewriter, or SEO Content Rewriter if you want to optimize a text for search engines.
If necessary, you can always rely on the expert pen of a copywriter by posting your rewriting needs on Redacteur.com !
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